Les meilleures pratiques pour planifier efficacement jusqu’au succès.
Dans notre premier article, nous vous avons parlé des avantages d’une planification aboutie pour atteindre vos objectifs et nous avons cité quelques outils de planification pour vous y aider.
Aujourd’hui, nous abordons 9 méthodes de gestion du temps, parmi les plus reconnues, pour planifier efficacement jusqu’au succès.
- Le « Timeboxing » ou la Swiss Cheese Method
Cette méthode de gestion par blocs de temps, inventée par Alan Lakein en 1974, consiste à réaliser des tâches à l’intérieur de blocs de temps. Il s’agit de scinder un objectif en plusieurs sous-objectifs, réalisables dans des délais plus courts. A chaque sous-objectif, on attribue un bloc de temps inférieur à 3h.
Par exemple, si vous devez créer une formation, vous allez programmer un bloc de temps d’1h pour définir votre action de formation, prévoir une pause de 15 mn, puis planifier un bloc de temps de 2h pour détailler votre scénario pédagogique.
Cette approche est particulièrement efficace pour gérer une liste de tâches lorsqu’on a une bonne idée du temps nécessaire. Le fait de découper chaque tâche en plusieurs morceaux permet d’avancer progressivement (sur quelques jours ou plusieurs semaines).
- Le « Time blocking » ou le blocage du temps
Le “Time blocking” consiste à bloquer des créneaux et les consacrer à effectuer des tâches similaires. Il s’agit de travailler sur toutes les tâches liées à un même projet au sein d’un seul bloc de temps.
Chaque fois que l’on passe d’une tâche à une autre, notre cerveau doit rechercher les informations et le contexte associés à la nouvelle tâche. Cela lui prend seulement quelques secondes, mais est énergivore. Jongler constamment d’une tâche et d’un projet à un autre revient, à la longue, à faire des heures supplémentaires.
C’est pourquoi il est plus judicieux de regrouper les tâches similaires ensemble. Par exemple, on va décomposer sa semaine de travail en plusieurs tranches horaires consacrées à travailler sur ses projets, préparer ses réunions, lire l’actualité, faire une pause, faire de l’exercice, etc.
Cette approche est idéale pour faire du travail de fond et lorsqu’on ne connaît pas précisément le temps requis pour une tâche.
- La technique Pomodoro
La technique Pomodoro consiste à découper son temps de travail en sessions de 25 mn maximum, sans interruption ou source de distraction, avec 5 mn de pause entre les sessions. Pour la mettre en œuvre, il faut un minuteur, une liste de tâches priorisées, ainsi qu’avoir mis en veille ses notifications et réglé son téléphone sur le mode avion.
Une fois le minuteur calé sur 25 mn, il s’agit de consacrer ce temps à exécuter une tâche donnée, sans consulter ses textos ou répondre au téléphone, et sans consulter les réseaux sociaux ou surfer sur le net.
Il est recommandé de consacrer les 5 mn de pause à une activité physique, comme faire des étirements ou se lever, mais vous pouvez aussi consulter vos messages.
Vous pouvez enchainer 4 sessions de 25 mn entrecoupées de pauses de 5 mn, puis prévoir une pause plus longue de 20 à 30 mn, avant de repartir sur un cycle de 4 sessions.
L’avantage de cette méthode est qu’elle vous oblige à faire des pauses régulièrement, ce qui permet de renouveler votre concentration.
- La méthode « Eat the frog » ou « Avalez le crapaud »
La méthode “Eat the frog” / “Avalez le crapaud” consiste à commencer par les tâches les plus importantes et les plus complexes, avant de s’occuper des tâches moins urgentes et plus simples.
C’est une stratégie efficace si l’on organise ses journées en répartissant son temps entre tâches prioritaires et tâches routinières. Une fois que vous avez avalé le crapaud de la journée, vous pouvez vous pencher sur les autres tâches.
Elle a pour avantage de garantir que les tâches les plus importantes seront réalisées. Elle permet aussi de booster sa motivation pour le reste de la journée.
- Le principe de Pareto (ou Loi de Pareto)
Également appelé la règle ou la loi des 80-20, ce principe repose sur une loi fondamentale : 20 % de notre temps nous permet d’accomplir 80 % de notre travail. L’idée est de se débarrasser rapidement des petites tâches, le restant de la journée étant consacré aux tâches plus difficiles ou plus importantes.
Cette approche a pour avantage de faire le plein de motivation en début de journée et de se libérer de sa charge mentale pour la suite de la journée.
- La méthode « Getting Things Done » (GTD)
La méthode GTD ou « Faire avancer les choses » a été mise au point par l’écrivain et consultant américain, David Allen, dans les années 2000. Elle consiste à établir par écrit la liste de toutes ses tâches, à les trier et à les hiérarchiser, puis à passer à l’action.
Dans la phase de tri, il s’agit de distinguer entre les tâches superflues qui peuvent être supprimées, les tâches non urgentes qui peuvent être reportées, et les tâches en attente, qui dépendent d’autrui, qui peuvent être associées à des rappels ultérieurs.
- La matrice d’Eisenhower
Cette méthode a été inventée par le 34e président des Etats-Unis, David Dwight Eisenhower.
Le principe de cette matrice est de découper les tâches en 4 quadrants :
• Quadrant 1 : urgent et important, tâches à traiter en priorité
• Quadrant 2 : important, mais pas urgent, tâches à planifier pour plus tard
• Quadrant 3 : urgent mais non important, tâches non essentielles à déléguer
• Quadrant 4 : sans urgence et sans importance, tâches inutiles à supprimer
Le but de cette méthode très simple est de vous aider à prioriser vos tâches pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
- La méthode MoScCoW
La méthode MoSCoW est un acronyme dont les lettres signifient :
- M – Must have : tâches que vous devez absolument faire
- S – Should have (this if at all possible) : tâches que vous devriez faire et qui sont à traiter dans la mesure du possible
- C – Could have (this if it does not affect anything else) : tâches optionnelles que vous pourriez faire, mais qui ne sont pas prioritaires
- W – Won’t have (this time) but would like (in the future) : tâches que vous n’avez pas à faire maintenant, et qui doivent être reportées ou exclues
Cette méthode de hiérarchisation des tâches facilite la prise de décision. Elle est utilisée dans les projets reposant sur les approches agiles.
- La traditionnelle To-Do-List
Elle consiste à écrire une liste de toutes vos tâches.
Vous pouvez optimiser votre liste :
- en prévoyant une durée pour chaque tâche et en ajoutant une date limite
- en réévaluant régulièrement les tâches que vous repoussez sans cesse, pour vous assurer qu’elles correspondent réellement à vos objectifs actuels.
Il est préférable de mettre en place une to-do-list pour chaque jour, plutôt qu’une to-do-liste globale, soit en début soit en fin de journée.
En conclusion, quelle méthode choisir ?
il existe encore de nombreuses autres méthodes de gestion du temps comme la méthode ABCDE qui aide à classer les tâches, la méthode NERAC pour planifier et analyser les activités ou la méthode DSDM pour la gestion de projet.
Quoiqu’il en soit c’est à chacun de déterminer quelle méthode il souhaite utiliser pour planifier et organiser ses activités avec l’objectif d’optimiser sa journée ou sa semaine de travail. Le mieux est de les tester.
Il ne vous reste plus qu’à choisir votre méthode préférée ou, pourquoi pas, piocher dans chacune pour créer votre propre méthode !
Merci d’avoir pris le temps de lire jusqu’ici, car parfois, prendre du temps, c’est en gagner.
Pour aller plus loin…
- « Le manuel du fainéant ambitieux », par Florent Bouër chez Marabout (ouvrage cité dans le livre de Marie qui connaissait Florent).
- « La boîte à outils de la gestion du temps » (2ème partie) chez Dunod
- Livres sur la gestion du temps : https://mapsychologie.net/livres-sur-la-gestion-du-temps/
- 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement : https://asana.com/fr/resources/time-management-tips
- 10 principales méthodes de gestion du temps, Assistante Direction : https://assistante-direction.com/organisation/10-principales-methodes-de-gestion-du-temps/